Introdução
Há sempre uma dificuldade, principalmente dos iniciantes em projetos, para desenvolver a EAP (Estrutura Analítica do Projeto).
Para diminuir este tipo de dificuldade, propõe-se aplicar a técnica de refinamentos sucessivos sobre os quarenta e dois processos do PMBOK [Guia PMBOK© (PMI 2008)] representando a chamada área de conhecimento. Este artigo recomenda um procedimento, dividido em duas etapas, a saber:
Embora não haja obrigatoriedade, a recomendação é iniciar o refinamento sucessivo, após a definição do escopo do projeto.
Preparando-se para a aplicação do refinamento sucessivo
A Figura 1 exibe os quarenta e dois processos do PMBOK, divididos nos cinco Grupos de Processos. A área de conhecimento ao qual o processo pertence (e também o capítulo do PMBOK), está entre parênteses, seguindo o nome do processo, na mesma notação usada pelo PMBOK.
Figura 1. A divisão dos quarenta e dois processos em Grupos de Processos. Fonte: (PMI 2008, pág. 43)
A próxima tarefa é construir o quadro de entradas, ferramentas e técnicas e saídas, para cada um dos processos. As figuras 2 e 3, mostram os respectivos quadros para os dois processos envolvidos na Iniciação.
| Desenvolver o termo de abertura (4.1) | ||
| .1 Entradas | .2 Ferramentas e Técnicas | .3 Saídas |
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.1 Declaração do trabalho .2 Business Case .3 Contrato .4 Fatores ambientais da empresa .5 Ativos de processos organizacionais |
.1 Opinião especializada | .1 Termo de abertura do projeto |
| Identificar as partes interessadas (10.1) | ||
| .1 Entradas | .2 Ferramentas e Técnicas | .3 Saídas |
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.1 Termo de abertura do projeto .2 Documentos de aquisição .3 Fatores ambientais da empresa .4 Ativos de processos organizacionais |
.1 Termo de abertura do projeto .2 Opinião especializada |
.1 Registro das partes interessadas .2 Estratégia para gerenciamento das partes interessadas |
Constrói-se os quarenta e dois quadros e armazena-os em um repositório qualquer, à semelhança de uma base de conhecimento. O autor usa o Plone (PLONE FOUNDATION AND FRIENDS 2012), e usa o formato texto, ao invés de uma tabela, como a seguir:
Opcionalmente pode-se criar, também, um "palácio de memória", como propõe Joshua (Foer 2011) e guardar tudo na memória, o que não é uma tarefa complicada, ao contrário do que muitos pensam, embora, um pouco trabalhosa.
Desenvolver o termo de abertura (4.1)
.1 Entradas
.1 Declaração do trabalho
.2 Business Case
.3 Contrato
.4 Fatores ambientais da empresa
.5 Ativos de processos organizacionais
.2 Ferramentas e Técnicas
.1 Opinião especializada
.3 Saídas
.1 Termo de abertura do projeto
Refinamentos sucessivos
Tendo-se um projeto e após a definição de seu escopo (preferencialmente), o refinamento é elaborado sobre cada uma das tabelas construídas no item anterior.
Para ilustrar, vejamos um projeto simples: a construção de um escritório em um dos cômodos de uma residência. No próximo parágrafo, o escopo resumido.
Trata-se, este projeto, de preparar um dos cômodos de uma residência (apartamento) para acomodar um escritório de trabalho. Deverá ser construída uma estante para abrigar cerca de quatro mil livros, não sem antes pintar as paredes que sobrarem. Mandar fazer uma mesa especial de mármore com 2,20 metros de comprimento por 1,50 metros de largura. Comprar uma cadeira confortável. Planejar instalação elétrica (20 tomadas) e 6 pontos de rede com cabo ótico e respectivos conversores para padrão Ethernet. Cada grupo de três tomadas deverá ser um circuito separado. Cerca de nove tomadas serão alimentadas por um "no-break". Construir uma mesa para abrigar 4 máquinas (servidores), sendo duas com tamanho 2U. Instalação completa para ar condicionado e comprar o aparelho. Planejar a iluminação adequada. Separou-se uma verba de R$13.000,00 para o projeto.
Preliminarmente, pelo Grupo de Processo de Iniciação, obtida do repositório (ou da memória) tem-se o quadro relativo ao processo 4.1, Figura 2, acima. Referenciando-se ao PMBOK, avalia-se os processos de Entrada comparados com o escopo do projeto. Do escopo, descrito no parágrafo anterior tira-se diversas conclusões. O processo "Declaração do trabalho do projeto" é importante para o projeto e, portanto é necessário sua presença na EAP. O processo "Business Case" é irrelevante para o projeto e não estará presente na EAP (vide o PMBOK, página 75). Continuando, o processo 4.1.1.3, também é irrelevante. O processo "Fatores ambientais da empresa", pela descrição do PMBOK indica a necessidade de avaliar a obra com o síndico (se fosse uma casa, a etapa seria ignorada). A necessidade de avaliar a obra com o síndico exige o desenvolvimento de um projeto de engenharia (item 4.1.1.1). Procura-se por um modelo de Termo de Abertura do Projeto, segundo o item 4.1.1.5. Em Ferramentas e Técnicas, a opinião especializada está presente em Entradas e, portanto, irrelevante, neste ponto. Finalmente, o Termo de Abertura do Projeto, em Saídas permanece, por ser um processo fundamental. De tais observações, conclui-se de que o processo 4.1 é caracterizado como a Figura 4, abaixo.
Assim, sucessivamente obtêm-se cada quadro dos quarenta e dois processos e refinando-o. É um procedimento sistemático, que ao longo da experiência com muitos processos tornará a tarefa eficaz. No final tem-se todos os itens que farão parte da EAP. Embora a EAP possa ser elaborada em cada etapa do processo de refinamento é melhor aguardar o completo refinamento de todos os quarenta e dois processos do PMBOK, para o projeto em pauta.
| Desenvolver o termo de abertura | ||
| Entradas | Ferramentas e Técnicas | Saídas |
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1. Projeto de engenharia e memorial descritivo 2. Autorização do condomínio 3. Modelo do Termo de Abertura do projeto |
4. Termo de abertura do projeto | |
Nesta etapa de refinamento restaram quatro itens referentes ao processo 4.1, para compor a EAP, que será, a partir deste momento, como a Figura 5. Ao longo dos refinamentos do outros processos, eventualmente, o quadro da Figura 4 poderá ser alterado, o que consistiria de um outro refinamento.
Figura 5. EAP preliminar, após o primeiro refinamento.
Percebe-se, também, que o refinamento sucessivo é aplicado sobre a elaboração da EAP. O uso do PMBOK é o grande facilitador para se construir TODA a EAP. Por outro lado, o PMBOK é uma referência, o que permite liberdade sobre a sua proposta original. Pode-se alterar, eliminar e incluir processos, face as características do projeto em pauta e à criatividade do GP (Gerente de Projeto) e equipe.
Ilustrações complementares
As duas figuras que seguem são visões parciais do uso do Plone como base de conhecimento. Não há limites do que se pode fazer em termos de armazenamento de informações de projetos, antes, durante e depois.
Figura 6. Visão parcial dos processos do PMBOK, no Plone.
Figura 7. Detalhe de Entradas, Ferramentas e Técnicas, Saídas, prontas para o refinamento.
Referências
PMI. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK). 4a. ed. Pennsylvania: Project Management Institute, Inc., 2008.
Foer, J. A arte e a ciência de memorizar tudo: memórias de um campeão de memória. Tradução: Mõnica Friaça. Rio de Janeiro, Nova Fronteira, 2011.
PLONE FOUNDATION AND FRIENDS. Plone, 2012. Disponivel em: http://plone.org/. Acesso em: 24 junho 2012.
